Особову справу формують після укладення трудового договору та видання наказу про прийняття на роботу.
Порядок формування особових справ визначений Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5): в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи посадової особи на підприємстві, документи групують у хронологічному порядку в міру їх поповнення.
Послідовність формування і безпосередньо склад особової справи визначаємо з урахуванням пункту 12 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5 та статті 493 Переліку № 578/5:
· внутрішній опис документів справи;
· заява про прийняття на роботу або трудовий договір у письмовій формі або контракт (оригінал заяви, другий примірник трудового договору, контракту);
· направлення на роботу (молодого спеціаліста, від служби зайнятості тощо) або подання (зазвичай складають у разі, якщо призначення на посаду здійснює орган управління вищого рівня);
· особовий листок з обліку кадрів;
· автобіографія;
· копії документів про освіту (у т. ч. підвищення кваліфікації, перепідготовку);
· копії особистих документів (у т. ч. тих, що підтверджують право на пільги та компенсації);
· копії розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника (або витяги зі зведених наказів чи розпоряджень з кадрових питань);
· доповнення до особового листка з обліку кадрів;
· довідки, характеристики, інші документи.
До особових справ доцільно також включати:
· витяг з протоколу уповноваженого органу про призначення (обрання) на посаду (якщо призначення або обрання на посаду здійснюється зборами засновників, акціонерів тощо, з’їздами, конференціями або зборами членів трудових колективів, громадських організацій тощо);
· матеріали проведення атестацій;
· списки наукових праць чи винаходів (за наявності);
· копії свідоцтв про народження дітей (які не досягли 15-річного віку) або дитини-інваліда (віком до 18 років).
Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включають. Ці відомості вносять у доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.
Порядок формування особових справ визначений Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5): в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи посадової особи на підприємстві, документи групують у хронологічному порядку в міру їх поповнення.
Послідовність формування і безпосередньо склад особової справи визначаємо з урахуванням пункту 12 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5 та статті 493 Переліку № 578/5:
· внутрішній опис документів справи;
· заява про прийняття на роботу або трудовий договір у письмовій формі або контракт (оригінал заяви, другий примірник трудового договору, контракту);
· направлення на роботу (молодого спеціаліста, від служби зайнятості тощо) або подання (зазвичай складають у разі, якщо призначення на посаду здійснює орган управління вищого рівня);
· особовий листок з обліку кадрів;
· автобіографія;
· копії документів про освіту (у т. ч. підвищення кваліфікації, перепідготовку);
· копії особистих документів (у т. ч. тих, що підтверджують право на пільги та компенсації);
· копії розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника (або витяги зі зведених наказів чи розпоряджень з кадрових питань);
· доповнення до особового листка з обліку кадрів;
· довідки, характеристики, інші документи.
До особових справ доцільно також включати:
· витяг з протоколу уповноваженого органу про призначення (обрання) на посаду (якщо призначення або обрання на посаду здійснюється зборами засновників, акціонерів тощо, з’їздами, конференціями або зборами членів трудових колективів, громадських організацій тощо);
· матеріали проведення атестацій;
· списки наукових праць чи винаходів (за наявності);
· копії свідоцтв про народження дітей (які не досягли 15-річного віку) або дитини-інваліда (віком до 18 років).
Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включають. Ці відомості вносять у доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.
Немає коментарів:
Дописати коментар